Administrative Assistant Vienna (m/w/d)

Die Mutares SE & Co. KGaA, München (www.mutares.de), erwirbt als börsennotierte Private-Equity-Holding mittelständische Unternehmen in Umbruchsituationen mit Sitz in Europa, die ein deutliches operatives Verbesserungspotenzial aufweisen und nach einer Stabilisierung und Neupositionierung wieder veräußert werden. Mutares unterstützt und entwickelt ihre Portfoliounternehmen aktiv mit eigenen Investment- und Consultingteams sowie durch strategische Add-on-Akquisitionen. Dabei liegt der Schwerpunkt auf Unternehmen mit einem Umsatz von EUR 100 Mio. bis EUR 750 Mio. aus folgenden Segmenten: Automotive & Mobility, Engineering & Technology, Goods & Services und Retail & Food. Angestrebt wird eine deutliche Wertsteigerung mit Fokus auf ein nachhaltiges, langfristiges Wachstum des Portfoliounternehmens.

Wir suchen für unser Wiener Büro ab sofort eine/n Administrative Assistent/in für eine Teilzeitbeschäftigung (20 Stunden pro Woche).

Ihre Aufgaben

• Sie sind verantwortlich für den Empfang sowie Betreuung der Gäste / Mitarbeiter und sorgen dafür, dass alle gut versorgt sind
• Für Kalendermanagement und Bearbeitung der Post sind Sie die richtige Ansprechperson
• Die Verwaltung von Büromaterial und Arbeitsmitteln fällt ebenfalls in Ihren Tätigkeitsbereich
• Sie unterstützen beim Onboarding / Offboarding von Mitarbeitern sowie bei der Suche nach Praktikanten (m/w/d)
• Sie sind verantwortlich für die Bearbeitung von Rechnungen (Sortierung und Überweisung)
• Sie unterstützen die Mitarbeiter bei der Planung und Buchung von Geschäftsreisen
• Allgemeine administrative Tätigkeiten und allgemeines Office Management / Facility Management runden Ihr Aufgabengebiet ab

Ihr Profil

• Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Hotelfachkraft und / oder Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung (HAK, FH, …), gerne auch Berufseinsteiger / Quereinsteiger
• Sie haben eine freundliche, sympathische Ausstrahlung, ein gepflegtes Auftreten und sind serviceorientiert
• Sie können sicher mit MS Office (Excel, Word und PowerPoint) umgehen
• Sie sind zuverlässig, teamfähig und stressresistent
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab

Warum Mutares?

• Arbeiten als Teil eines hochmotivierten, internationalen, engagierten und jungen Teams, das Spaß an der Zusammenarbeit hat
• Spannendes Arbeitsumfeld mit wechselnden Herausforderungen und Aufgabenstellungen für eine kontinuierliche persönliche und fachliche Weiterentwicklung
• Intensive Einarbeitungsphase im kollegialen Umfeld
• Regelmäßige Teamevents und Off-sites